Zoom, Microsoft Teams, BlueJeans ou d’autres, quelle solution choisir pour vos évènements à distance ?

Trouver la bonne solution et le bon accompagnement pour préparer sereinement vos évènements à distance

Votre événement à distance, qu’il s’agisse d’un séminaire d’équipe, d’un comité de direction, d’un conseil d’administration, d’un conseil municipal, d’une assemblée générale ou d’une soutenance de thèses, à titre d’exemples, est toujours spécifique et requiert une organisation adaptée et des fonctionnalités particulières.  

Fort de 10 ans d’expérience et de centaines d’événements organisés pour ses clients, avec une demande renouvelée depuis mars 2020, CapVisio a testé de nombreuses formules, répondu à de nombreux besoins et a conçu un portefeuille d’offres et de fonctionnalités adaptées à chaque situation. Ce portefeuille est régulièrement mis à jour, compte tenu de l’évolution rapide des solutions offertes par les différents fournisseurs.

Une question revient régulièrement de la part de nos clients et de nos prospects :  Quel est le meilleur système de visioconférence pour les événements que j’organise ? Zoom, Webex, Teams, BlueJeans, BigBlueButton, Lifesize, ou Starleaf ?

Pour être à même d’y répondre, nos experts doivent d’abord confirmer les besoins et parcourir des questions telles que : 

• Combien seront les participants ?
• Comment se connecteront ils ? Depuis des salles de visioconférence ? Depuis des terminaux mobiles ? Depuis des téléphones en mode audioconférence ? Quelle sera la qualité des connexions des participants ?
• Comment souhaitez-vous qu’ils interagissent ?
• Combien prendront effectivement la parole ?
• Combien poseront des questions de façon asynchrone, par exemple par chat ?
• Souhaitez diffuser l’événement en direct ou en différé sur une chaîne privée ?
• Souhaitez-vous diffuser une vidéo pendant une présentation en visioconférence, sans qu’il y ait de latence ?
• Souhaitez -vous conduire un sondage ou un vote à distance ?
• Souhaitez-vous organiser une session de génération et de classification d’idées ?
• Souhaitez-vous organiser des sessions plénières et sous-commissions à d’autres moments ?
• Est-ce que la sécurisation des flux est nécessaire ? Les serveurs doivent-ils être localisés en France ou respecter des protocoles spécifiques comme le protocole HDS pour la Santé ?
• De quel type de modération souhaitez-vous disposer, par exemple pour couper les micros ou pour distribuer la parole ?

En fonction des réponses, nous pourrons préconiser l’une ou l’autre solution et proposer au client de lui proposer une formule à la demande, lui permettant de disposer d’une solution optimale pour chacun de ses événements.

Un accompagnement sur mesure

Le cas échéant, nous pourrons également offrir un accompagnement sur mesure pour différentes étapes de l’événement :

• Sélectionner la solution de visioconférence en fonction des spécificités de l’événement
• Mise à disposition/location de matériel pour l’événement.
• Sécuriser les flux, opter pour des serveurs France et assure le respect des normes RGPD
• Personnaliser l’événement et les invitations
• Tester les connexions de tout ou partie des participants/intervenants
• Accompagner les intervenants, durant les tests et la conférence, sur le partage de contenu quel que soit le format (partage d’écran, Pwt, stream de vidéo, …)
• Superviser l’ensemble des dispositifs techniques mis en œuvre lors de la conférence
• Modérer les contenus, les interactions et les participants (coupure des micros, gestion des contenus), former des modérateurs pour l’événement
• Animer en intégrant des solutions de collaboration pour rendre plus interactif l’événement : sondage en ligne, session de question réponses (Q&A), chat privé/public, brainstorming digital, sous-conférences, escape game digital, …
• Diffuser et enregistrer : nous pouvons enregistrer l’événement et le diffuser sur des chaînes web privées ou publiques (Youtube, Périscope, Facebook Live, …)
• Mettre à disposition une ligne directe avec notre assistance téléphonique pour venir en aide aux participants pendant la conférence.

Quel que soit l’événement que vous souhaitez réussir, nous sommes à même de vous proposer la solution de visioconférence et, le cas échéant, l’assistance qui vous seront utiles.